Handel

In dieser Rubrik informieren wir Sie über Interessantes und Neues aus der Welt des Handels. Die offene Ladenkasse, das Archivieren von Geschäfts-E-Mail und eine Neuentwicklung in Sachen Supermarkt sind unsere Themen in diesem Marktblatt.

Offene Ladenkassen weiterhin zulässig

Es gibt sie noch, die Kolleginnen und Kollegen in der grünen Branche, die mit einer »offenen Ladenkasse« arbeiten. Eine gute Nachricht dazu: Das ist auch weiterhin zulässig … aber kaum empfehlenswert. Der Grund: Für das Finanzamt sind solche Selbstständigen mit einer so genannten »Schubladenkasse« potenzielle Steuerhinterzieher. Darum wird hier noch genauer geprüft. Daher ist es besonders wichtig, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben peinlich genau zu befolgen.

KASSENBERICHT

Das wichtigste sind das täglich erstellte Zählprotokoll und der täglich handgeschriebene Kassenbericht. Folgende steuerrelevanten Angaben muss diesen enthalten:

KASSEN-ENDBESTAND
– BAREINLAGEN
+ AUSGABEN
+ BARENTNAHMEN
= TAGESEINNAHMEN

Wer zur Pedanterie neigt, kann mit der »offenen Ladenkasse« arbeiten. Wer hingegen immer unter Zeitmangel leidet, der sollte in eine finanzrechtlich konforme elektronische Kasse investieren.

GEWÄCHSHAUS IM SUPERMARKT – URBANE LANDWIRTSCHAFT

Das unabhängige Prüfinstitut SGS hat den ersten Betreiber von Indoor-Farmen nach dem Qualitätsstandard GLOBALG.A.P. zertifiziert. Das Berliner Unternehmen INFARM entwickelt und betreibt Innenraum-Treibhäuser für Supermärkte. Mit der neuen Technologie werden Kräuter, Blattgemüse und Salate unmittelbar dort angebaut und geerntet, wo Verbraucher Lebensmittel kaufen: direkt im Geschäft. In den geschlossenen Systemen werden die Grünpflanzen automatisiert mit Licht, Nährstoffen und Wasser versorgt. Erste »Instore-Farmen« sind in Filialen von METRO Cash & Carry in Berlin und Makro in Antwerpen in Betrieb.

E-MAILS ARCHIVIEREN

Dass Korrespondenz eine bestimmte Zeit aufzubewahren ist, weiß sicherlich jeder Geschäftsmann/jede Geschäftsfrau. § 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung regeln das. Häufig wird jedoch nicht beachtet, dass sich diese Vorschriften auch auf E-Mails beziehen können.

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN FÜR E-MAILS

Beispielsweise sind Kaufleute nach Paragraf 257 HGB verpflichtet, Handelsbriefe, die versendet wurden oder bei ihnen eingegangen sind, sechs Jahre lang aufzubewahren. Unter den Begriff »Handelsbrief« fallen auch Telefaxe (zwar veraltet, aber noch gebräuchlich) und E-Mails. Übrigens: Rechnungen und der gesamte Schriftwechsel, der damit zusammenhängt, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Man muss »Handelsbriefe« jedoch nur archivieren, sofern sie Außengeschäfte des Unternehmens betreffen, also an Empfänger außerhalb des eigenen Unternehmens adressiert sind. Internes ist für das Finanzamt unwichtig. Schriftstücke, die der Vorbereitung eines Geschäfts dienen, sind nur dann aufzubewahren, wenn sie tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss geführt haben.

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